大容量ファイル送信のリスクと安全な解決策をご紹介！

ビジネスで資料や画像、動画などのデータをやり取りする際、メール添付で送信することは一般的です。
しかし、ファイルサイズが大きい場合、送信できない・破損する・セキュリティリスクが高まるなど、さまざまな問題が発生します。

近年では「脱PPAP」や「情報漏洩防止」が企業の重要課題となっており、従来のメール送信だけでは安全性を確保できません。
そこで今回は、大容量ファイル送信の課題と、安全なファイル転送サービスの選び方、そしてEASY FILE EXPRESSの特徴をご紹介します。

1.メールで大容量ファイルを送る際の課題

ビジネスでメールを使って資料をやり取りする際、文書や画像などのファイルを添付することは一般的です。しかし、添付ファイルの容量が大きすぎると、メール送信や受信時にエラーや遅延などのトラブルが発生する可能性があります。特に、大容量ファイルをメールで送信する場合は、送受信の失敗やセキュリティリスクにも注意が必要です。この項目では、メールで大容量ファイルをやり取りする際に起こりやすい課題について解説します。

1-1 容量制限による送信不可

多くのメールサーバーには10～20MB程度のサイズ制限があり、これを超えると送信できず業務が滞る原因になります。特に動画や高解像度画像、CADデータなどは簡単にこの制限を超えてしまいます。大容量ファイルをメールで送信する際は、事前に容量を確認し、対策を検討することが重要です。

1-2 サーバー負荷と障害リスク

大容量ファイルをメールで送信すると、サーバーに過剰な負荷がかかり、障害や遅延の原因になることがあります。特に社内メールサーバーでは、全社的な業務停止につながるリスクもあるため注意が必要です。安定した運用のためには、適切な対策を検討しましょう。

1-3 ファイル破損や文字化け

大容量ファイルをメールで送信すると、ファイルが破損して開けない、または開けても文字化けしてしまうことがあります。こうしたトラブルには複数の原因が考えられますが、送信者側でファイル容量を圧縮することや、ファイル形式を変更することで解決できる場合があります。メールで大容量ファイルを送った際は、受信側で正常に開けるか必ず確認しましょう。

1-4 セキュリティリスク（誤送信・情報漏洩）

メールは一度送信すると取り消しができないため、誤送信による情報漏洩は企業にとって重大なリスクです。特に個人情報や機密情報を扱う業務では、誤送信防止策の導入が不可欠です。送信前の宛先確認や暗号化など、リスクを最小限に抑えるための対策が必要です。

 

2.安全な代替策：ファイル転送サービスの活用

こうした課題を解決するには、ファイル転送サービスの利用が有効です。ファイル転送サービスなら、ファイルサイズを気にせず、安全にデータを送受信できます。さらに、暗号化や誤送信防止機能を備えたサービスを選ぶことで、セキュリティ対策も強化できます。

ファイル転送サービスを利用してファイルを安全に送るためには、以下の点について注意が必要です。

　• 宛先情報が正しいか入念に確認する。

　• ファイルの内容が間違っていないか確認する。

　• 長期間リンクを有効にしないように設定する。

　• 送信した後も間違っていないか確認し、必要があればリンクも無効化する。

　が挙げられます。 

3.EASY FILE EXPRESSなら安心・簡単

EASY FILE EXPRESSは、企業間での安全なファイル送受信を実現するサービスです。

主な特徴は以下の通りです。

　• メール感覚で使える操作性
　　従来のメール添付と同じ感覚で利用できるため、導入時の教育コストを削減できます。

　• 誤送信防止＆暗号化
　　送信前チェックや送信経路の暗号化で情報漏洩を防止。セキュリティ対策を強化できます。

　• 大容量＆送受信に対応
　　ファイルサイズの容量制限はありません。取引先と双方向で使用することもできます。

　• 操作ログ＆監査機能
　　送受信履歴を無期限に記録し、コンプライアンス対応にも活用できます。

 

4.導入メリット

　•業務効率化
　　容量制限を気にせず動画やCADデータを即時送信できるため、
　　設計部門や制作現場でのやり取りがスムーズになり、効率化を進められます。

　• セキュリティ強化
　　誤送信防止＋暗号化＋ログ監査により、情報漏洩リスクを低減できます。

　• コスト削減
　　教育不要のUIで導入後、すぐに全社で利用が可能です。
　　クラウドで提供しておりますので、メンテナンスの必要はありません。

 

5.まとめ：安全なファイル転送で企業の信頼性を守る

メールでの大容量ファイル送信は、業務効率やセキュリティに大きなリスクを伴います。EASY FILE EXPRESSなら、簡単・安全にファイルを送受信でき、全社導入もスムーズ。脱PPAPや情報漏洩防止を実現し、企業の信頼性を高めるために、ぜひ導入をご検討ください。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　


※【ファイル転送サービスEASY FILE EXPRESS　概要】

EASY FILE EXPRESSとはトーテックアメニティ株式会社が提供する大容量ファイルの送受信に特化したサービスです。10年以上の提供実績があり、ご利用増ユーザー数は80,000人以上、自治体への導入実績も非常に多く、信頼性が高いサービスです。
非常にシンプルな操作画面になっており、導入後のマニュアル配布や社員教育は不要で、操作ログの保管期間は無制限、
初期費用なしで月額3,000円（税抜）から利用可能な導入しやすい料金体系が大きな特徴です。

また、利用人数/ファイルサイズが無制限で利用できるプランや、オンプレミスでお客様環境にて運用できるプランなど、
お客様の要件に合わせて様々なプランが用意されていることも魅力的です。
セキュリティについても、通信経路暗号化や定期的な脆弱性診断を実施、誤送信対策として送信後キャンセル機能を備えている点など安全性の高いサービスを実現しています。