PPAP対策はなぜ急務？今すぐ見直すべきリスクと業務効率化のポイント
はじめに：PPAPがもたらす「知られざるリスク」と「見過ごされた非効率」多くの企業で「パスワード付き...
繁田 彩伽
はじめに
日々の業務で何気なく使っているメール。特に一斉送信や添付ファイルのやり取りは、情報伝達の効率化に欠かせない手段です。
しかし、その便利さの裏側には「誤送信」という重大なリスクが潜んでいます。
総務省の調査によると、情報漏洩事故の約3割がメール誤送信に起因しているとされ、企業にとっては信用失墜や法的責任につながる深刻な問題です。
メール誤送信の多くは、ヒューマンエラー（人的ミス）によるものです。人間は集中力や注意力に限界があり、特に「慣れ」や「焦り」が重なると、確認作業が疎かになりやすくなります。心理学的には、単純作業の繰り返しは「注意の飽和」を招き、エラー発生率を高めることが知られています。
メール誤送信の中でも特に多いのが、「宛先の選択ミス」です。
メールソフトのオートコンプリート機能により、似た名前のアドレスが自動で表示されることで、誤って別人に送ってしまうケースが頻発しています。
事例：
・社内の「A」さんに送るつもりで宛先を入力したところ、過去にやり取りのある社外の取引先「A」様がオートコンプリート候補に出て誤って選択。その結果、社内限定の資料（例：見積原価・契約ドラフト・人事関連情報等）を社外に送信してしまった。
・社内の担当者「A」さんに送るべきところ、社外（別会社）の同姓同名「A」様を宛先に選択して送信。その結果、顧客情報・提案書・非公開のロードマップなどの機微情報が社外に漏えいした。
このようなミスが、機密情報や個人情報の漏えいにつながることもあります。
●添付ファイルの間違い
送るべきファイルではなく、古い資料や社外秘のデータを添付してしまうケース。
ファイル名が似ていると、誤って選択してしまうことがあります。
●BCCとCCの設定ミス
一斉送信時にBCCではなくCCを使ってしまい、受信者全員のメールアドレスが公開されてしまう事故。
これは「個人情報漏洩」として、法的リスクにもつながる場合があります。
●本文や件名の誤記載
敬称の間違いや、金額・納期などの誤記載も、信頼を損なう原因になります。
過去のメールを流用した際の修正漏れが多く見られます。
●確認不足・焦りによる操作ミス
業務の忙しさや締切のプレッシャーから、確認を省略してしまうことも。
特にテレワーク環境では、周囲の目がないことで緊張感が薄れ、ミスが増える傾向があります。
メール誤送信を完全に防ぐことは難しいですが、仕組みと習慣でリスクを減らすことは可能です。
1.送信前チェックリストの導入
送信前に確認すべき項目を明文化し、必ずチェックする習慣をつけましょう。
例：
宛先は正しいか？（TOとCCに誤って外部アドレスが入っていないか）
添付ファイルは最新のものか？
本文に誤解を招く表現や機密情報が含まれていないか？
2.社内ルールの整備と教育
「BCCを原則使用」「重要メールは必ず上司とダブルチェック」など、ルールを明確化し、定期的な研修で意識を高めましょう。
例：
社外への一斉送信は必ずBCCを使用
機密情報を含むメールは送信前に上司確認を義務化
年2回の誤送信防止研修を実施
3.ファイル転送ツールの活用
メール添付ではなく、専用のファイル転送サービスを利用することで、誤送信リスクを大幅に低減できます。
メリット：
誤った宛先に送信しても、ダウンロード前にアクセス権を停止できる
大容量ファイルも安全に送信可能
送信履歴を管理しやすい
ファイル転送EASY FILE EXPRESSでは、ファイルを一斉送信する際の宛先が全てBCCとして送信されます。受信者全員にメールアドレスが公開されてしまうことはありません。さらに、上長承認機能等により、誤送信のリスクを軽減する仕組みを強化できます。
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PPAPがなぜ危険なのか、なぜ非効率なのかを徹底的に解説し、企業が取り組むべきPPAP対策についてご紹介します。
メール誤送信は、「うっかり」から始まります。しかしその「うっかり」が、企業の信頼や顧客との関係に大きな影響を与えることもあります。
だからこそ、日々の業務の中で「ちょっと待って」のひと呼吸をすることや、未然に防げる対策を行うことが大切なのです。
メールは便利なツールですが、扱い方を誤ると大きなリスクになります。個人の注意だけでなく、組織としての仕組みづくりが、これからの情報管理には欠かせません。
EASY FILE EXPRESSとはトーテックアメニティ株式会社が提供する大容量ファイルの送受信に特化したサービスです。10年以上の提供実績があり、ご利用増ユーザー数は80,000人以上、自治体への導入実績も非常に多く、信頼性が高いサービスです。 また、利用人数/ファイルサイズが無制限で利用できるプランや、オンプレミスでお客様環境にて運用できるプランなど、
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著者
EASY FILE EXPRESS マーケティングチーム
ファイル転送ソリューション「EASY FILE EXPRESS」の企画・プロモーションを担当する専門チームです。
製品の魅力をわかりやすく伝えることを使命に、現場の課題に寄り添った情報発信を行っています。
コラムでは、導入事例や活用のヒント、最新機能の紹介など、皆様の業務改善に役立つ情報をお届けします。