SharePoint／OneDriveの外部共有は本当に安全？
SharePointやOneDriveの外部共有は、Microsoft365を利用する企業にとって、...
繁田 彩伽
PPAP（パスワード付きZIPファイルをメールで送付し、別メールでパスワードを送る手法）は、セキュリティ上の問題が指摘され、近年多くの企業で廃止が進んでいます。 ガイドラインや取引先からの要請を受け、「とりあえずPPAPはやめた」という企業も少なくありません。
しかし実際には、PPAP廃止後に新たな課題や運用上の悩みが表面化しているケースが増えています。
・「代替手段を導入したのに、現場で使われていない」
・「かえって管理が難しくなった」
本記事では、PPAP廃止後に多くの企業が“本当に困っているポイント”を整理し、その解決策を実務目線で解説します。
代替手段を導入したのに、現場が使っていない
PPAPの代替として、クラウドストレージやファイル共有ツールを導入したものの、
・取引先ごとに指定される送付方法が異なる
・社内でルールが十分に共有されていない
・操作が分かりづらく敬遠されてしまう
といった理由から、現場で定着しないケースがよく見られます。
その結果、
「急ぎだから」「相手から指定されたから」といった理由で、
会社として把握できていないフリーファイル転送サービス(いわゆるシャドーIT)が使われてしまうリスクも高まります。
送信履歴や証跡が残らず、後から確認できない
PPAPではメールの送信履歴が残る一方、代替手段によっては、
・誰が
・いつ
・誰に
・どのファイルを
送ったのかが分かりにくくなるケースがあります。
そのため、
・「確かに送ったはずなのに届いていない」
・「トラブル時に事実確認ができない」
といった問題が発生し、監査対応やインシデント対応で困る場面も増えています。
ZIPが開けない/容量制限で結局送れない
PPAPを廃止しても、
・取引先のセキュリティ設定でファイルが開けない
・容量制限に引っかかる
・ITリテラシーの差で操作につまずく
といった問題は依然として残ります。
結果として、
「PPAPをやめたのに、業務が楽になっていない」
と感じる現場も少なくありません。
管理部門への問い合わせ対応が増えてしまう
送信方法が統一されていないと、
・「このケースではどれを使えばいいのか」
・「このサービスは利用して問題ないのか」
といった問い合わせが、管理部門やIT担当者に集中します。
PPAP廃止＝負担軽減と思われがちですが、
運用設計を誤ると、かえって業務負荷が増えるという結果になり得るのです。
多くの企業に共通している原因は、「PPAPをやめること自体が目的になっている」点です。
本来の目的は、
・安全に
・迷わず
・確実に
ファイルを送信できる環境を整えることのはずです。
ツールを導入しただけで、運用ルールや社内への浸透まで設計できていないと、PPAP廃止後に新たな混乱を生んでしまいます。
①ファイル送信手段を「一本化」する
社内・社外を問わず、
「ファイル送信にはこれを使う」と明確に決めることが重要です。
送り手が迷わない仕組みを作ることで、
・運用のばらつきを防止
・教育、問い合わせコストの削減
・シャドーITの抑止
といった効果が期待できます。
②送信履歴・ログが確実に残る仕組みを持つ
送信履歴が確認できることは、
・トラブル時の事実確認
・インシデント調査
・監査、内部統制対応
の観点で欠かせません。
「安全に送れるか」だけでなく、「後から説明できるか」まで考える必要があります。
③利用者のITリテラシーに依存しない操作性
どれだけ高機能でも、使わなければ意味がありません。
・説明をしなくても直感的に使える
・受信側にも作業負担をかけない
操作性を選ぶことが、結果としてセキュリティ向上につながります。
PPAP廃止は重要な一歩ですが、決してゴールではありません。大切なのは、廃止後も現場が困らず、安全に運用できる状態を作ることです。
・ファイル送信が属人化していないか
・シャドーITが増えていないか
・管理部門やIT担当者の負担が過剰になっていないか
この機会に、自社のファイル送信運用を見直してみてはいかがでしょうか。
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