請求書の自動送付をファイル転送サービスEASY FILE EXPRESSで実現！

 

 

1.請求書の送付でお困りごとはございませんか？

・請求書の封入、発送作業が大変

・人件費や配送に関わるコストを削減したい

・誤送付等のヒューマンエラーを防ぎたい

そんなお悩みはファイル転送サービス「EASY FILE EXPRESS」で全て解決します！

2.自動化するメリット

・業務に関連するコストの削減

（例）毎月請求書郵送作業が発生する場合

当作業を実施する社員数30、時給2,000円、作業3時間と仮定すると…

 

社員数30名×2時間＝60時間/月の業務効率向上！

60時間×時給＝2,000円＝120,000円/月のコスト削減！

その他、紙代、印刷代、郵送費等のコストも削減できます。

 

・取引先への請求書到着が早くなり、サービス向上につながる

郵送ですと到着までに数日かかりますが、システムから送付することで取引先へすぐにお届けすることができます。

・誤送付などのヒューマンエラーを防止

これまで人作業で行ってきた定型業務を、APIを用いてシステム/サービス間連携させることによって、誤送付等の人的ミスを抑止することができます。

 

3.ファイル転送サービス「EASY FILE EXPRESS」とは？

トーテックアメニティ株式会社が提供する大容量ファイルの送受信に特化したファイル転送サービスです。
10年以上の稼働・提供実績があり、ご利用総ユーザー数は80,000人を突破、自治体への導入実績も非常に多く、信頼性が高いサービスです。

非常にシンプルな操作画面になっており、導入後のマニュアル配布や社員教育は不要。
操作ログの保管期間は無制限、初期費用なしで月額3,000円（税抜）から利用可能な導入しやすい料金体系が大きな特徴です。

また、利用人数/ファイルサイズが無制限で利用できる大規模利用向けプランや、オンプレミスでお客様環境にて運用できるプランなど、お客様の要件に合わせて様々なプランをご用意しております。

セキュリティについても、通信経路暗号化や定期的な脆弱性診断を実施。
誤送信対策として送信後キャンセル機能を備えている点など、安全性の高いサービスを実現しています。

4.【事例紹介】EASY FILE EXPRESSで請求書の自動送付を実現

当社が提供するファイル転送サービス「EASY FILE EXPRESS」では、API連携のオプションをご用意しております。
本オプションをご利用頂くことで、お客様のシステムとWebAPIで連携し、人手を介すことなく「EASY FILE EXPRESS」で請求書の自動送付が実現可能です。

・【API活用事例】請求書等の帳票データの送付自動化による業務負荷軽減

「電子帳簿保存法」の改正により、電子請求書の発行と送付が必要となったお客様での活用事例をご紹介します。

＜導入前＞

毎月、販売管理システムから請求書を発行。
従業員が封入・郵送作業を行い、各取引先へ郵送していた。

＜課題＞

人件費や郵送コストの増加、業務効率の低下、人的ミスによる宛先間違いなどのリスクが高い状態だった。

＜EASY FILE EXPRESS導入後＞



販売管理システムから出力される電子請求書をAPI経由で「EASY FILE EXPRESS」から自動送信。

取引先が電子請求書を受け取ったか(ダウンロードしたか)API経由で確認して、販売管理システムが管理（受け取ったことまで含めて一元管理）。
受け取ったことを確認して電子請求書をAPI経由で削除。

電子請求書の送信、受け取り確認、電子請求書の削除まで全てAPI経由でシステムの一元化、自動化を実現。

＜結果＞
送信先の設定は販売管理システムから自動で設定されるため、人的ミスによる誤送信リスクがなくなった。

 

5.まとめ

「EASY FILE EXPRESS」のWebAPIは、「通信経路の暗号化」「APIエンドポイントのIPアドレスによるアクセス制限」、
「APIのログ記録」などのセキュリティ要件を担保しておりますので安心してご利用頂けます。

最小限のお客様側システム改修で最短でのサービス稼働が可能なよう、
お客様のシステムに合わせたカスタムWebAPIの形でご提供いたします。

この機会に是非ご検討下さい。