誤送信対策機能による情報漏えい・情報拡散のリスク低減

当時、和歌山県にシステムを納入していたベンダー各社にお勧めのファイル転送サービスがないか問い合わせまして、そうして集まった中から、価格面と使い勝手を重視してデモやトライアルを実施し、候補を絞り込みました。そのひとつがEASY FILE EXPRESSで、ほとんどメールを送る感覚で送信できる使い勝手の良さが好評価でした。和歌山県庁の職員は普段からウェブメールを使っていますから、使い慣れた方法に近いインターフェースや手順で利用できるという点ですね。

さまざまな面から検討して、最終的には入札での決定となったわけですが、クラウドサービスなのでハードウェアの導入が不要であることも大きなポイントでした。ハードウェアを導入するとなれば、当然その管理やメンテナンスも必要となってきますし、老朽化して廃棄やリプレースを行うにも煩雑な手続きが必要です。その点、EASY FILE EXPRESSのようなクラウドサービスは短期間で手軽に始めることができます。それまでクラウドの導入実績がなかったので、当然、安全性に関する議論もありましたが、和歌山県庁で使っているPCはかなり特殊な仕組みで高度なセキュリティが担保されていましたから、ならば導入してみようということになりました。

新型コロナウイルスの蔓延で対面による打ち合わせなどが自粛されて以来、EASY FILE EXPRESSの利用は大幅に増えました。とくに大容量となる工事図面や現場写真などの収受や、オンライン説明会などで使う資料の一斉ファイル送信などに利用されているようです。先ほど使い勝手の話が出ましたが、実際の話、EASY FILE EXPRESSの操作方法については、ほとんど問い合わせを受けたことがありません。明らかに非効率的な使い方をしているユーザーにアドバイスをしたぐらいですね。画面を見ればおおよその操作方法が想像できるぐらいわかりやすいと思います。和歌山県庁では普段からウェブメールを使っていますから、ウェブブラウザを使って何かを送信することにそれほど違和感がなかったようです。あまりにも問い合わせが少ないので、使われてないのかなと思うほどでしたが、ユーザー数はかなり増えていますね。PPAPの代替としても使えますよ、というアナウンスもしています。

 ※PPAP＝パスワード付きZIPファイルをメールで送り、そのパスワードを別便のメールで送付すること。セキュリティ上の問題から廃止の動きが加速している。

メールとは異なり、誤送信があった場合でも、送ったファイルを後からすぐに削除できるため、情報漏えい・情報拡散のリスク低減に役立ちます。昨今の情報漏えいの事例を考えると、この先、USBメモリやDVD-Rといった媒体での情報交換は減っていくだろうと考えています。EASY FILE EXPRESSのように、誰が利用できるのか、誰が送信したのか、自分たちでファイルを削除できるのか、といったチェックやコントロールができるオンラインサービスの需要は増えてくると考えています。

またEASY FILE EXPRESSは、ファイルの送信だけではなく、受領についても利用できるので重宝しています。相手が大容量ファイルの送信手段を持っていない場合でも、ファイルアップロード画面のURLを一時的に発行して、安全な経路でファイルを受け取ることが可能になります。

管理者側から見ても使いやすいサービスで、ユーザーの追加なども難しくありませんから、こちらから使い方を問い合わせたことはありません。障害や不具合が起きたこともありませんし、定期的なメンテナンスについても事前に連絡をいただけるので、余裕を持ってユーザーにアナウンスできています。