Outlookと連携したファイル転送サービスで
業務効率と組織全体のセキュリティレベルを底上げ

東海コープ事業連合様は、セキュリティ強化と利便性向上をめざして「EASY FILE EXPRESS for Outlook」を導入しました。選定の決め手は、全体で2,500名規模でもコストを抑えられる定額の料金体系と直感的な操作性、Outlookとの高い親和性です。

導入により、業務効率の向上とIT部門の管理負荷の軽減も実現されました。また、メーカー直営ならではの迅速丁寧なサポートも高く評価いただき、組織全体で安定運用を実現しています。

決め手となったのは、「コストパフォーマンス」「ユーザーの利便性」「現場からの圧倒的な支持」の3点です。

まずコスト面ですが、他社のファイル転送サービスは「1ユーザーあたり月額いくら」というID課金制が一般的でした。当グループには約2,500名の職員がおり、メールをあまり使わないユーザーも含めて全員分を契約するとなると、非常に高額な費用が発生してしまいます。 その点、EASY FILE EXPRESSには、ユーザー数無制限のプラン（専有タイプ）があり、他社と比べて「桁が一つ違う」ほど、圧倒的にコストを抑えられることが分かりました。

利便性については、Outlookとの高い親和性を重視しました。 多くのクラウドサービスは、ブラウザを立ち上げてログインし、ファイルをアップロードするという手間が発生します。しかし、EASY FILE EXPRESSはOutlookのアドインとして機能するため、「普段通りメールにファイルを添付するだけ」で安全に大容量ファイルを転送できます。職員向けに操作方法の説明会などを実施せずに、直感的に使える点は非常に魅力的でした。

最終的な判断材料となったのは、導入前に行ったPoC（概念実証）の結果です。約100名の職員に1ヶ月間試用してもらい、アンケートを取ったところ、9割以上が「ぜひ導入してほしい」と回答しました。 IT部門が一方的にツールを押し付けるのではなく、現場での実証実験から業務効率化に直結することを確信できました。

また、選定期間中から開発元であるトーテックと直接やり取りすることができ、レスポンスが非常に早かったことも、長期的な運用を考える上で大きな安心感となりました。

現場ユーザーにとっては、業務効率が大幅に向上したことが何よりのメリットです。 Outlookのアドインなので、普段通りファイルを添付してメールを送るだけ。かつての「PPAP（パスワード付きZIPファイル）」作成のような手間が一切不要になりました。

ITリテラシーを問わず誰でも直感的に使えるため、導入後の操作に関する問い合わせもほとんどありませんでした。ログイン方法に関する初歩的な質問が数件あった程度で、現場への定着は非常にスムーズだったと感じています。

IT部門としては、管理・運用の負荷が大幅に軽減されたことが大きな成果です。 ユーザー数無制限のプランを選択したことで、IDの追加や削除といった煩雑な管理業務のカロリーが抑えられ、導入時の設定やメンテナンスにかかる時間的コストも最小限で済んでいます。

取引先など外部に送付する際にも、相手に受信環境を求めず、セキュリティを担保して送付できるようになりました。

全体としては「業務効率を下げずに、組織全体のセキュリティレベルを底上げする」という目的が果たされており、職員からも「以前より便利になった」と前向きな評価を得ながら、安定稼働を続けています。

一番の評価ポイントは、開発元であるトーテックと直接コミュニケーションが取れ、レスポンスが非常に早いという点です。一般的なIT製品では代理店を通してメーカーに質問することが多く、回答を待たされることが少なくありませんが、トーテックの場合は、細かい質問に対しても直接かつ迅速丁寧に答えてくれるため、大きな安心感がありました。

導入フェーズでの柔軟な対応にも非常に助けられました。私たちのような事業連合という組織では、役員会での承認に数ヶ月を要することもありますが、その間も利用を継続できるよう便宜を図っていただくなど、組織の事情に寄り添ったサポートをいただきました。

運用開始後については、ユーザー向けのマニュアルやドキュメントがしっかり整備されていたことが、スムーズな立ち上げに繋がりました。現場から「使い方の問い合わせ」がほとんどなかったのも、こうした準備のおかげかなと感じています。

ITツールの導入は「入れて終わり」ではなく、そこから長いお付き合いが始まります。機能やコストだけでなく、このように「顔の見える」信頼関係を築けるパートナーであることは、私たちにとって非常に重要でした。

ユーザー自身で一時的にEASY FILE EXPRESSとの連携を解除できる仕組みなど、Microsoft側のアップデートに左右されない対策を継続してお願いしたいと考えています。

今後の機能拡張については、すでにご相談しているEntra ID（旧Azure AD）との連携に期待しています。これが実現すれば、ユーザー管理の工数がさらに削減され、運用がよりスムーズになります。
WordやExcelなどから直接大容量ファイルを送れるような、さらなる「意識させないセキュリティ」の進化も楽しみにしています。

より広い視点では、「ファイル転送サービスのベンダー」だけではなく、「IT全般の心強いパートナー」であってほしいと考えています。先般展示会で、トーテックが幅広い領域にわたるソリューションを展開していることを知りました。今後、グループ全体のシステムを高度化していく中で、「こんなことがしたい」というような漠然とした相談に対しても、御社の広い守備範囲や得意分野を活かしたご提案をいただけたらと期待しています。