大容量ファイルを安全かつ簡単に送受信するために
クラウドベースのファイル転送サービスをいち早く導入

ファイル転送サービスを検討し始めた頃、取引先からEASY FILE EXPRESSでファイルを受け取る機会があり、操作が非常に簡単で使いやすいと感じました。

そこで実際に体験版を使ってみて、「これなら難しいマニュアルがなくても従業員が使いこなせる」と感じたのが大きな理由です。

実は当時、トーテックアメニティとシステム開発の分野で10年以上のお付き合いがあり、その仕事ぶりやサポートなどに信頼感や安心感をもっていました。当社では新しい機器やシステムの導入の際は、通常は数社の競合製品を検討します。

EASY FILE EXPRESSの場合は、使い勝手の良さを体験版で実感していましたし、「トーテックアメニティの製品なら大丈夫だろう」と、比較検討をせずにそのまま導入した経緯があるんですよ。

それが2013年8月のことですから、導入して10年以上になります。

当社ではEASY FILE EXPRESS利用を希望する社員から依頼書を出してもらい、それを受けてアカウントを貸し出す形で運用しています。最近の貸出状況をチェックすると、ほとんど空きがありませんから、いまや当社業務になくてはならないサービスになっていると言えますね。

導入後のトラブルや障害は起きていません。アカウント貸出の際に当社で作成した簡単な利用手順書も渡しているのですが、「使い方が分からない」という問い合わせもほとんどありません。

それだけ使いやすいサービスなのだと考えています。

まずは操作が簡単であること。
メールを送受信する場合とほとんど変わらない操作感で、簡単にファイルの受け渡しができます。

昨今、社内手順の整備やシステムによるブロック等で、機密性の高いファイルであればあるほど、メール添付では送りにくくなってはいますが、ZIPファイルとそのパスワードを別便で送るPPAP方式は、手順が面倒な上、近年ではセキュリティリスクの高さが指摘されていますよね。
当社の場合、そうした指摘が出る以前からEASY FILE EXPRESSを導入していましたから、PPAP問題を課題として感じることはありませんでした。

もうひとつ、いわゆる「詐欺メール」と受信者に勘違いされないことも大きなメリットです。

ファイル転送サービスやファイル共有サービスは、受け渡しの案内メールがそのサービス名義で送られる場合も多いですよね。
当社のように「見知らぬメールは開かない」と、情報セキュリティ教育等で徹底されている企業の場合、仮に信頼できる取引先からのメールであっても、そうした受け渡しの案内メールを詐欺メールや迷惑メールと判断してしまう場合も少なくないのです。

EASY FILE EXPRESSであれば、当社の名前とメールアドレスで案内メールが送付されますので、取引先からそのような誤解を招かずにすんでいます。

———管理者としてのメリットはいかがでしょうか。

インターネットを介してファイルの受け渡しをすることに的を絞った、それ以外の余計な機能がないサービスなので、運用管理も非常にシンプルで助かっています。

多機能であれば便利かもしれませんが、その分、利用手順書も複雑になってきますし、ユーザーからの問い合わせも増えてしまうと思います。

また機能が必要最小限である方が、セキュリティも確保しやすいと言えると思います。

送受信するファイルのサイズが、年々大きくなっている傾向がありますよね。
現在のプランは、最大送信サイズが500MBまでなので、それを超える場合は分割して送っているのですが、最大送信サイズをフレキシブルに変えることができると便利かなと思います。

あと当社の運用方法での課題なのですが、お話した通り現在は、ワークフローシステムで社員からのEASY FILE EXPRESS使用依頼書を受けて、管理者が手作業でアカウントを貸出しています。
そのやり取りが手間だと感じているユーザーもいるようです。
このアカウント貸出をシステム化・自動化できれば便利かもしれません。

お話したものの、申し上げた要望は「敢えて言えば」という程度のものです。
10年以上も運用してきて、大きな不満をユーザーから聞いたことはありませんし、管理者サイドからしても、現在の規模や仕組みでやりくりしているくらいが、運用面でもセキュリティ面でもちょうど良いのではないかと考えています。

 それよりも御社には、EASY FILE EXPRESSという良いサービスを、これからも安定して永く継続して提供いただきたいと考えています。

ITの世界は2〜3年で終了してしまうサービスも多いので、ユーザー側としては本当に困ってしまうのです。
トーテックアメニティは、ひとつひとつのサービスを丁寧に育てている会社だと考えていますから、そこは期待しています。