庁内のファイル受け渡しに『EASY FILE EXPRESS パッケージ版』を導入。
専用機からのリプレースで、安価でも安全に、簡単に受け渡しを実現。

導入のきっかけ

公共団体は20年ほど前より庁内のネットワークを、クローズされた基幹業務系と外部との情報交換を行う情報業務系を物理的に分離し、住民情報等の重要なデータが外部に漏洩しない仕組みで運用してきました。
しかし、住民情報に紐づく情報を外部から入手したり、まだ外部に提出が必要な業務があり、以前は一人の担当者が自席に並べた2台のパソコンを操作し、1台のパソコンのデータを目で確認し、もう1台のパソコンに手入力を行っていました。
その操作は、入力ミスを発生させてしまう事が多発し、別の職員にて確認を行うという負荷の高い作業でした。
その後、ファイル受け渡しの専用機を導入しましたが、非常に高価であり、コスト削減の中で『EASY FILE EXPRESS』をご提案頂き採用しました。

導入に向けた経緯

ファイル転送サービスをご提案頂いた時は、「住民情報を外部に？」との疑問を持ちましたが、パッケージ版の存在と庁内だけの環境に制限して利用できる説明を頂き、半信半疑から提案を受けました。
特に基幹業務系メットワークには、メールを受け取る手段が無いため、どのようにファイルの存在場所を認識し、また上長による承認をどのように行うかを、何度も何度もご説明頂き、実現の可能性を確信させて頂きました。

選定理由

従来のファイル受け渡し専用機との比較になりましたが、『EASY FILE EXPRESS』は、価格が安いだけでなく操作性が非常に良く、コンピュータ操作を得意としない職員でも簡単に操作ができました。
パッケージ版ですが、個別カスタマイズで不要機能の非表示化にも対応頂け、開発者の直接サポートを受けられることで、将来の業務変化にも対応頂けると確信し、採用させて頂きました。

コスト面での評価

ファイル受け渡しを行う担当者、承認を行う上長の人数は業務の変化予測が立てられないのですが、利用者無制限版をお得に提案頂きましたので、将来の利用職員の増加や、利用部課の追加、業務の変更にも対応できるため、高く評価しました。
また、ファイル転送サービスには一般的に送信数や契約ディスクサイズ等の制限がありますが、パッケージ版を選択したことでそれらに制限されることなく利用できるため、全体的に大きなコスト削減が図れました。

今後の期待について