メールには添付できない大容量ファイルを
安全で使い勝手の良いファイル転送サービスで送受信可能に
近江八幡市（滋賀県） 様
琵琶湖東岸に面する近江八幡市は、滋賀県のほぼ中央に位置し、琵琶湖最大の島・沖島を有しています。古くから農業を中心に栄え、中世以降は陸上と湖上の交通の要衝という地の利を活かして多くの城が築かれました。また、織田信長による楽市楽座や豊臣秀次による自由商業都市は、近江商人の基礎となっています。各時代を代表する歴史的遺産が点在するとともに、市の中央に位置する西の湖はラムサール条約の登録湿地であり、ヨシの群生地である水郷地帯は琵琶湖八景の1つに数えられるなど、風情が薫る景観は、今日も各所で受け継がれています。
今回は、下記ご担当者様にお話を伺いました。
総合政策部 情報政策課
園田 様
導入のきっかけ
ファイル転送サービスを導入したきっかけや背景を
お教えください。
EASY FILE EXPRESSを導入したのは2019年です。
当市のメールシステムで送受信できるファイルサイズの上限では対応できないデータのやり取りが増えてきたことがきっかけとなり、ファイル転送サービスの導入を検討することになりました。
それまでは、職員各自が安全性に配慮しながらUSBメモリやCD-Rなどのメディアを利用して大容量ファイルのやり取りをしていたのですが、やはり物理的なメディアは紛失から情報漏えいにつながるリスクは拭えません。
そこで、大容量データを安全に、低コストで、手軽に送れるようなファイル転送サービスを探すことになりました。
庁舎外観
選定した理由
EASY FILE EXPRESSを
お選び頂いた理由は何でしょうか？
もともとトーテックとは、当市が参加する「おうみ自治体クラウド」の運用などでお付き合いがありました。
その実績から信頼できるITベンダーであると考えていましたので、何か良いファイル転送システムはないかと担当営業に相談したところ、紹介していただいたのがEASY FILE EXPRESSでした。
USBメモリやDVD-Rなどの外部記録媒体を使わずに、大容量データのやり取りをできるようになったことが大きなメリットだと感じています。
現場からの強い要望もあって導入を急ぐ必要があり、もちろん当時からEASY FILE EXPRESSは安全性、使い勝手、コストなどの基本的な要件は満たしていましたので、スムーズに導入が決まりました。
この5年間利用してきて特に大きなトラブルはなく、安定して運用することができていると評価しています。
現場からも使い方などの問い合わせはほとんどありませんから、スムーズに利用できる使い勝手の良いサービスであると感じています。
現在の利用状況
EASY FILE EXPRESSの運用状況はいかがでしょうか
大容量ファイルを頻繁にやりとりする部署については、通年でアカウントを配布しています。
その他の部署については、必要があれば1週間程度の期間限定アカウントを作成し、配布しています。
利用は印刷用の写真や図面、動画といった大容量データを扱う広報や設計、企画、環境などに関する部署が多いですね。
機能としては、ファイルの送信だけではなくファイルの受信にも利用しています。大容量ファイルを安全に送る手段をお持ちでない関係先などに、ファイルをアップロードできるURLを案内する形です。
使い勝手という点では、関係先も戸惑うことなくスムーズに利用できているようですので、高く評価しています。
庁舎正面入口
導入メリット
導入されてどのようなメリットを感じられましたか？
やはり、大容量ファイルの送受信を安全に行えるようになったことですね。
コロナ禍以降、対面ではなくメールやWeb会議などでコミュニケーションを取る機会が増えましたから、そのような状況を支えるインフラのひとつとして、安全性の高いファイル転送サービスを導入しておいて良かったと感じています。
シンプルながらも必要な機能・性能を備えているので、セキュリティやガバナンスなどのトレンドが変わっても、安定して使い続けられるサービスだと思います。
それから、管理側としては導入後に大きなトラブルやクレームが発生することもなく、ユーザーに定着していることもメリットに感じています。
特にクレームや問い合わせが少ないことは、運営・対応するIT部門として非常に助かります。
庁内窓口
お客様のコメント
EASY FILE EXPRESSやトーテックのサポートについて、何かご要望はございますか？
近江八幡市様 ご担当者様
導入当初の想定よりもサイズの大きなファイルを送る機会が増え、合わせてEASY FILE EXPRESSを利用したいという部署も増えてきました。
そのため、アカウント数、送受信できるファイルサイズなどを拡張する必要が出てきました。
改めて相談に乗っていただければと思います。
トーテック
営業担当
承知致しました。近江八幡市様のご要件にマッチした最適なプランをご提案させて頂きます。
近江八幡市様 ご担当者様
あとは、EASY FILE EXPRESSが自治体向けネットワークの基盤であるLGWAN-ASPに対応してくれると嬉しいですね。
トーテック
営業担当
ご意見頂きありがとうございます。
自治体様からのLGWAN-ASPへのEASY FILE EXPRESS対応ご要望は非常に多いです。
社内に持ち帰り、検討させて頂きます。