産業保健に関わる情報を安全にやり取りするため
Microsoft Outlook向けファイル転送サービスを導入
株式会社OHコンシェルジュ 様
関東エリアの企業や自治体を中心に、それぞれの職場に適したきめ細やかな産業保健サービスを提供しています。
産業医、看護師、保健師といった専門スタッフが契約企業のパートナーとして職場のニーズを的確に把握。
産業保健体制の構築から有害業務や両立支援、健康経営など様々なコンサルタント、個別ケース対応、ストレスチェック、社内講習会、オフィス環境相談などの幅広いサービス提供にて、職場での健やかな働き手と業務環境の実現をサポートしています。
今回は、下記ご担当者様にお話を伺いました。
管理部 中村 梓 様
導入のきっかけ
ファイル転送サービスを導入したきっかけや背景を
お教えください。
OHコンシェルジュでは、契約企業の従業員の方の健康管理事業を行っており、個人情報をやり取りすることも少なくありません。
そのため、ファイルの送受信については特に情報セキュリティの確保に努めており、以前まではファイル共有サービスを利用していました。
今回、そのファイル共有サービスの契約終了にあたり、より一層セキュリティを強化していくために、新たなサービスの比較検討を行うことになりました。
実は以前のファイル送信を含むサービスは一部の従業員のみの活用だったため、会社全体で使用しているものではありませんでした。
新たなサービスの導入を機に、会社全体での活用に拡げるため、簡単なマニュアルがあれば誰でも使いこなせるような、シンプルでわかりやすいサービスを探すことも、比較検討の大きなテーマとなりました。
選定した理由①
EASY FILE EXPRESSを選んだ理由は何でしょうか?
EASY FILE EXPRESSのことは、ある製品比較サイトで知りました。
数ある製品・サービスの中から5つに絞り込み、最終的には3社の製品でトライアルをしています。
EASY FILE EXPRESSを選んだ理由としては、第一に「製品や価格のわかりやすさ」を挙げることができます。
トライアルを実施したとき、社内で情報を共有するために3製品の比較表を作成していたのですが、他の2製品はサービス内容や価格体系、オプションサービスなどが複雑で、かなり分かりにくかったんです。
その点、EASY FILE EXPRESSは、どのライセンスをどれだけ購入すれば良いのか、サービスや価格が分かりやすい構成で、関係者が比較検討しやすくなっていました。
二つ目の選定理由は「シンプルな操作性」です。
EASY FILE EXPRESS自体は、当社の管理部メンバーが契約企業様とのやり取りで使うケースが多いのですが、私たちの大事な仲間である産業医や看護職といった専門職の皆さんも使用しています。
必ずしもそういった専門職の皆さん全員がITに強いというわけではありません。
そうした背景もあり、当社内でも「シンプルで使いやすいものを導入する」という視点は外さないようにしています。
また、EASY FILE EXPRESSに限らず、新システムを社内で丁寧にレクチャーするという時間的余裕は、実際のところなかなかないものです。
EASY FILE EXPRESSについては簡単なマニュアルで誰でも使いこなせるという操作性の良さが、何より大きいポイントだと考えています。
三つ目の理由が「コストパフォーマンス」です。
料金プランがリーズナブルであることはもちろんですが、他社サービスではオプション扱いになっている機能が標準で搭載されているなど、コストパフォーマンスは非常に優れていると感じました。
管理部 中村 様
選定した理由②
最終的にはEASY FILE EXPRESS for Outlookをお選びいただきました。
はじめはブラウザ版を検討してトライアルも終わっていたのですが、当社ではビジネスアプリケーションとしてMicrosoft 365を利用しています。
EASY FILE EXPRESSをMicrosoft Outlookのアドインとして使えるなら、そちらの方が導入、そして活用も進むのではないかと考えました。
そうして発展的に要件定義が広がりMicrosoft Outlookアドインタイプのファイル転送サービスについても他に2つほど選んで、再度トライアルを行いました。
正直な話、EASY FILE EXPRESS for Outlookは競合製品が比較にならないほど、コストパフォーマンスにおいても、問い合わせなどへの対応力においても優れていました。
コストパフォーマンスについては初回のトライアルで熟知していましたし、対応力についてはトライアル時のエラーで経験しました。
Microsoft 365側の問題でエラーが出てしまい社内的に手間取ったのですが、その際にもトーテックアメニティによる丁寧なサポートで解決に導いていただいて、EASY FILE EXPRESS for Outlookの採用を決定しました。
まずは社内の管理部門でトライアルとして先行利用し、現在は使用対象を全社に拡げて運用しています。 社内にもスムーズに展開することができました。
導入メリット
導入して良かったことや、EASY FILE EXPRESSならではの良さなどはございますか?
ひとつは「ログを確認できること」ですね。
誰が何処にどんなファイルを送ったのか、送ったファイルがダウンロードされたのかどうかなど、利用状況を確認できるようになりました。
導入前はいわゆるPPAP(パスワード付きZIPファイルとパスワードをそれぞれ別のメールで送るセキュリティ手法)でファイルのやり取りをするケースが多く、送信履歴は管理部門で共有できるものの、データ送付管理という点ではPPAP方式では難しく、当社の課題となっていました。
しかしながらEASY FILE EXPRESSではすべてログが残るため、管理者として利用状況などを明確に把握することができ、仮にトラブルが起きた場合でも安心して対応できます。
もうひとつのメリットが相反しがちな「作業効率の向上とセキュリティの向上」です。
PPAP方式よりもはるかに強力なセキュリティが担保されていますし、パスワード付きZIPファイルを送る煩雑な作業から解放されたことで、以前のセキュリティ対策を知っている使用者からもとても好評です。
普段使っているメールソフトであるMicrosoft Outlookで、いつも通りにファイルを添付・送信すれば、そのままEASY FILE EXPRESS経由でファイル転送できるので、非常に使いやすく、そして安心できるという声が多いですね。
加えて現場の声として「ダウンロード通知を受け取れること」も好評です。
メール送信先の受信者がきちんとファイルを受け取ったかどうか、メール機能だけでは分かりませんからね。
受信・ダウンロード状況がわかるのは、私たちのとても大きなメリットになっています。
サポートについて
トーテックアメニティのサポート対応はいかがでしょうか?
とにかく対応が迅速ですね。
前述のトライアル中に問題が生じた際も、メールでの問い合わせにすぐに返信があって驚きました。
その後、発生した問題についてトーテックアメニティ側で調査を進めていただき、丁寧な回答をいただいたことが非常に好印象的でした。
私たちが導入に際して行った比較検討では、当然、提供会社のサポート力も見ています。
トライアル時のレスポンスの速さ、対応の丁寧さはとても印象が良くて、この会社なら導入後も安心してお付き合いできると感じました。
実際、導入後は大きなトラブルもなく運用できています。
営業担当者とシステム部門との連携もスムーズですね。
社内の導入が進み実際にEASY FILE EXPRESSを利用していく中で、管理運用の変更をしてほしい点を伝えたら、すぐにシステム部門と連携して検討を進めてくださいました。
今後のご期待やご要望
ここを改善してほしいというようなご要望はございますか?
OHコンシェルジュ様 ご担当者様
Microsoft 365のライセンスがない共有メールボックスでも、EASY FILE EXPRESSを利用できるようになると非常にありがたいですね。
トーテックアメニティ
営業担当
はい。そのご要望につきましては、弊社のエンジニアと情報を共有しており、仕様を練っているところです。
現在開発中の別の機能とも関わってきますので、少しお時間をいただければと思います。
EASY FILE EXPRESSのようなサービスは、お客様からのご要望を受けて育っていく部分もありますので、これからもお気軽にご相談、ご要望をいただければと思います。