行政レベルのセキュリティと使いやすさを両立
約6,000人が利用する大容量ファイル転送基盤

宮崎県様では、新たな大容量ファイル転送サービスとしてトーテックのEASY FILE EXPRESSを導入しました。このシステムは、行政データの取り扱いに適したオンプレミス環境での運用が可能であり、以前のシステムと同等の機能に加えて、ダウンロード履歴の追跡など詳細なログ管理を行える点が選定の決め手となりました。

県庁内約6,000人の職員様をユーザーとするも直感的なユーザーインターフェースにより、導入後の操作に関する問い合わせは極めて少なく、スムーズな移行を実現しました。高度なセキュリティと使いやすさを両立し、業務デジタル化に貢献しています。

今回は、県庁様のシステム運用のパートナーである*株式会社南日本ネットワーク様からもお話を伺いました。

*株式会社南日本ネットワーク
宮崎県宮崎市に本社を構え、ICTサービスを提供する企業です。1995年の創業以来、自治体・団体・企業に対し、ITインフラ構築やネットワーク運用、システム開発など幅広い分野で支援を行っています。
宮崎県内を中心に、地域密着型のITパートナーとして信頼と実績を築いています。
URL：https://www.si-mnc.jp/

現在、メールアドレスを付与されている職員のほぼ全員にあたる、約6,000人を対象としてこのシステムを展開していますが、導入後は大きな障害が起こることもなく、安定して稼働しています。

導入にあたって懸念していたのは、操作方法に関する問い合わせが殺到し、保守管理業務が圧迫されることでした。

しかし驚くほど問い合わせが少なく、庁内の掲示板でファイル送受信の簡易マニュアルを配信しただけで、非常にスムーズに移行することができました。UIがシンプルで直感的に操作できるという、導入前に評価した通りのユーザビリティが現場でも発揮されている証拠だと感じています。

本格導入となったもう一つの理由として、サポート体制を挙げることができます。私たち県庁システムの保守管理者との連携が非常にスムーズで、細かな質問や要望に対しても迅速かつ的確なレスポンスをいただけたことが、導入後の安定運用を確信させました。

新しいシステムを導入する際には、何かしらのトラブルや調整不足が生じるものですが、トーテックに関しては目立った問題が発生せず、予定通りに運用を開始することができました。

運用開始後もその姿勢は変わらず、問い合わせに対してもスピーディーに対応いただける体制が整っているため安心感がありますね。

単に製品を提供するだけでなく、現場の要望にも真摯に耳を傾け、製品の改善に活かそうとする前向きな姿勢が感じられる点も心強く感じている部分です。

具体的な要望としては、外部からファイルを受け取る際に発行する「返信チケット」の仕様を改善してほしいですね。

現在の仕様では、発行されたURLに対して一度しかファイルをアップロードできない仕組みになっています。しかし実際の現場では、送信後にファイルの修正・差し替えが必要になるケースや、資料を複数回にわたって送ってもらうケースが少なくありません。そのたびに職員が新しいチケットを再発行して相手方に送る手間が発生しているため、有効期間内であれば一つのURLで何度でもアップロードできるような仕組みを実現してもらえたらと考えています。

行政特有の厳しいセキュリティポリシーに応えられるEASY FILE EXPRESSは、その安定性やユーザビリティなどから考えても、他の官公庁にお勧めできるシステムだと考えています。これからも宮崎県の業務デジタル化を支える重要なパートナーとして、時代の要請に応じた機能拡充と、これまでと変わらぬサポート体制の継続を期待しています。