「誰もが迷わず、安全に送れる」仕組みを全社標準に
情報ガバナンスの強化と業務効率の改善を両立
Jeisys Medical Japan株式会社 様
世界60カ国以上で事業を展開し、美容医療分野における最先端の医療機器を提供するグローバルメーカーJeisys Medical Inc.の日本法人です。
レーザー・高周波・超音波など多様な技術を活用した製品を通じて、美と健康を追求する医療現場に貢献し、信頼性と安全性を重視した製品開発で、美容医療業界の発展を支えています。
経営支援本部
コーポレートIT室
室長 池田 雄一 様
チーフ 清野 慈 様
導入のきっかけ
ファイル転送サービスを導入したきっかけや背景を
お教えください。
当社では、クリニックや外部の取引先とファイルのやり取りをする機会が非常に多く、営業部門では製品資料やプレゼンデータ、人事部門では雇用契約関連など、機密性の高いファイルの送受信が日常的に行われています。
その一方で、送受信の手段については部門や担当者に任されており、USBメモリの受け渡しや、無料ファイル転送サービスを各自の判断で利用するなど、ルールが統一されていない状況でした。
情報漏えいリスクや、ファイルが正しく届いたかどうかを確認できない不安感、仮に誤送信があった際の対応の煩雑さなど、課題は多く、IT部門としても統制が取りづらい状態でしたので「誰もが安全かつ確実にファイル送信ができる仕組み」を全社標準で整備しようという方針になりました。
室長 池田 雄一 様
比較検討のポイント
検討プロセスはどのようなものでしたか？
まずは、現場の声を丁寧に集めることからスタートしました。
業務の中で感じている不便さやニーズを洗い出し、その結果「簡単に使えること」「安全に送れること」「過剰な機能は不要」という要件が見えてきました。
そのうえで、製品比較サイトやレビューサイトを参考に複数のサービスを調査し、ファイルを共同編集できるオンラインストレージサービスではなく、「ファイル送信に特化し、安全性が担保されている」製品に絞り込みました。
その中から、当社が求める必要十分な機能とコストのバランスがとれた製品を選ぶことに注力しました。
チーフ 清野 慈 様
選定した理由
EASY FILE EXPRESSをお選びいただいたポイントは何でしょうか？
当社が重視するPPAP対策への対応、価格体系、拡張性、サポート体制の充実度といった評価基準に基づき、慎重に比較検討を行い、最終的に数製品まで絞り込みました。
そのうちのある製品はGoogle Workspace（GWS）との連携が優れており、当社も同プラットフォームを採用していたため有力候補としましたが、将来、他のプラットフォームに移行する場合、再検討が必要になる可能性があると判断し、対象から外しました。
EASY FILE EXPRESSを最終的に選定した理由は、PPAP対策として添付ファイルを安全に送れる仕組みと、長期運用を見据えても納得できるコスト体系であったこと、さらに営業担当者のこまめな連絡によるきめ細やかなサポート姿勢が評価できたことです。
特に、トライアル時の現場評価が非常に高く、現実的な運用イメージが明確になったことで、社内での導入判断もスムーズに進みました。
室長 池田 雄一 様
導入メリット
EASY FILE EXPRESSを導入してどのようなメリットがありましたか？
導入後の最大の変化は、「正しい方法でファイルを送ることができている」という全社的な安心感が生まれたことです。
操作性についても「直感的で扱いやすい」「必要な機能が迷わず使える」といった声が多く寄せられており、マニュアルを読み込まずともスムーズに利用できる点が、特に現場のユーザーから高く評価されています。
その結果、ファイル送信についてのIT部門への問い合わせ件数や、様々なソフト利用における操作ミスによるトラブルの報告も大幅に減少しました。
また、以前の外部サービスの「隠れ利用」が解消され、セキュリティ意識の統一にもつながりました。
さらに、外部送信に対する心理的ハードルが下がった結果、お客様や取引先とのコミュニケーションスピードが向上し、業務全体の効率化にもつながっています。
送信履歴の可視化やアクセス管理の仕組みも、運用上の信頼性を高める要素となっており、「誰が・いつ・何を送ったか」をすぐに確認できる点は、内部監査や万一の対応時にも非常に有効です。
情報ガバナンスの強化と業務効率の改善、その両立を実現できたと実感しています。
チーフ 清野 慈 様
現在の利用状況
現在の運用状況はいかがでしょうか？
現在では、メール添付では収まらない大容量ファイルや機密性の高い契約資料、説明用の動画ファイルなどを社外へ送信する際は、EASY FILE EXPRESSの利用が「社内標準」として定着しています。
一方で、既存のGoogleドライブは「社内共有用」と位置付け、明確なルールを設けることで、ファイルの性質・用途に応じた最適な運用が実現されています。
サポートについて
トーテックのサポート対応はいかがでしょうか？
導入段階から運用開始、日常利用まで、EASY FILE EXPRESSのサポートチームには非常に満足しています。
特に、導入時のSAML認証の設定やログイン画面調整のリクエストにも迅速かつ柔軟にご対応いただき、不明点や不安があればすぐにメール・電話でフォローしてもらえたことが非常に心強かったです。
運用中に発生したアクセス障害の際も、詳細な状況説明と今後の見通しを共有いただけたことで、現場メンバーも落ち着いて対応できました。
システムの機能だけでなく、「人」によるサポートの安心感があったからこそ、心から信頼できる仕組みとして社内に定着できたと実感しています。
お客様のコメント
EASY FILE EXPRESSへのご要望などはございますか？
今後は、Google Workspace（GWS）とのID連携や、ユーザー管理のさらなる効率化を可能にする機能の拡充に注目しています。
たとえば、GWSの連絡先情報と連携し、送信先を自動で同期できるようになれば、宛先の確認や入力にかかる手間が省かれ、日常業務のスピードと正確性がより高まると考えています。
今後も、迅速で丁寧なサポート対応を継続していただき、アップデートによって、より一層使いやすいサービスへと進化していくことを期待しています。
