大容量ファイルのやり取りに伴う課題を
セキュリティの担保されたファイル転送サービスで解決
関市（岐阜県） 様
関市は、 日本列島のほぼ中心・岐阜県の中南部に位置する、 清らかな水と美しい緑に囲まれた自然豊かなまちで、市域は全国的にも珍しいV字型を形成しています。
古くから日本刀の産地として知られる「刃物のまち」で、世界に誇る産業資源となっています。
また東海北陸自動車道と東海環状自動車道の結節点に位置しており、地の利を生かした産業都市としても発展しています。
山間部は美しい自然を満喫できるレジャー施設が多く、毎年、市内外から訪れる行楽客で賑わいます。
関市様では、大容量ファイルの送受信サービスとして10年以上前から「EASY FILE EXPRESS」を導入しています。
今回は、下記ご担当者様にお話を伺いました。
財務部 行政情報課 デジタル推進室
亀山 様
導入のきっかけ
ファイル転送サービスを導入したきっかけや背景を
お教えください。
関市役所では、電子メールでファイルをやり取りする場合、メールサーバーに過重な負荷を掛けることが無いよう、そのファイルサイズに制限を設けています。
メールをやり取りする相手側へも同様の制限を設けているため、特に大容量ファイルをやり取りする場合にはいくつかの課題が生じていました。
例えば、「ファイルを分割してメールに添付する」、「USBメモリやDVD-Rなどに書き込んで送る」、「無料のファイル転送サービスを利用する」といった場合に発生する手間とリスクです。
このような課題は、セキュリティを担保しながら大容量のファイルをやり取りできるソリューションを導入すれば解決できると考えたのがきっかけです。
関市役所様 正面入口
選定した理由
EASY FILE EXPRESSを
お選びいただいた理由は何でしょうか？
ファイル転送サービスの導入を検討していたところ、トーテックの営業担当者からEASY FILE EXPRESSを提案いただきました。
EASY FILE EXPRESSが関市役所のファイル転送サービスにおいて必要とする機能や安全性を満たしていることが大きな選定理由であることは明白ですが、関市役所内のネットワーク管理を長年トーテックが担当しており、なにか問題が起きた時の対応力や解決力を信頼していたことが決め手になりました。
財務部 行政情報課 デジタル推進室 亀山様
現在の利用状況
主にどのような用途で利用されていますか？
関市役所からの大容量ファイル送信のほとんどを、EASY FILE EXPRESSで行っています。
DTP（※）や動画などの広報関連データのほか、公共工事の書類や現場写真、県などに提出する書類など、メールには添付できないサイズの書類をメールに添付するためにEASY FILE EXPRESSを利用している形ですね。
行政という業務上、機密性が高い情報が含まれているファイルを送信する場合も多く、情報漏えいだけは確実に防ぎたいと考えていますから、EASY FILE EXPRESSについても利用できる端末を限定し、内部ネットワークを通して利用端末にデータを移した上で転送しています。
もう少しフレキシブルな運用も検討していますが、公共機関である以上、セキュリティ的になかなか難しい部分がありますね。
※DTP（デスクトップパブリッシング）は、パソコンを使って印刷物を作成する技術のこと。テキストや画像のレイアウト、デザイン、編集、最終的な印刷までの全工程が含まれる。
導入メリット
導入して良かったことや、EASY FILE EXPRESSならではの良さなどはございますか？
まず、10年以上利用しているのですが、大きなトラブルがないということですね。
メール作成機能を併せ持っているため、わざわざメーラーでファイルのURLやパスワードを別に送信しなくても良いことは大きなメリットだと考えています。
また、どのファイルを誰に送ったのかログが残りますので、万が一、インシデントが発生した場合でも迅速に調査できる点は、セキュリティ面で重要な機能ですね。
あとユーザーインターフェースがシンプルであることも良いですね。
職員や受信者へ一度使い方を教えれば、あとはほぼ直感的に使えるようになるため、ユーザーからの問い合わせはほとんどありません。
サポートについて
トーテックのサポート対応はいかがでしょうか？
特に不満はありませんね。
無料のファイル転送サービスと比べるのは失礼にあたるかもしれませんが、セキュリティ面での信頼感や何かあった時にトーテックにサポートしてもらえる安心感が段違いです。
特にトーテックの場合は、長年ネットワーク管理を担当いただいている中で培われた信頼があります。
EASY FILE EXPRESSに限らずですが、どんな問題が起こっても親身に対応していただけるという点で、安心して利用することができています。
この信頼感がなければ、10年以上にわたってEASY FILE EXPRESSを使いつづけることはなかったと思いますよ。
今後のご期待やご要望
EASY FILE EXPRESSやトーテックのサポートについて、何かご要望はございますか？
関市様 ご担当者様
現在の契約内容やディスクサイズの使用状況を把握できるように、分かりやすい位置に表示頂けると嬉しいです。
トーテック
営業担当
ありがとうございます。実は他のお客様からも同じようなご意見をいただいています。
つきましては、今回のご要望もさっそく弊社の開発エンジニアと共有させていただいております。
操作画面のわかりやすい位置に契約情報や容量の上限、残りの容量などを表示させる方向で開発を予定していますので、今しばらくお待ちいただければと思います。