直感的に使いこなせるファイル転送サービスで
画像・動画などの大容量ファイルをセキュアかつ簡単に送信可能となった

ユーザー数は当市の職員200名程度です。

各自にメールアドレスが割り当てられているのですが、大容量ファイルを送信する際は自治体向けグループウェアを通じてEASY FILE EXPRESSを利用しています。

主な用途としては、広報誌などのDTPデータやテレビ放送用の動画ファイルなど、容量の大きなファイルを外部の業者等に送るための利用ですね。

広報関連以外でも、国や県への提出書類や工事関係書類など、意識せずにサイズが大きくなってしまったPDFファイルやExcelファイルを送信しなければならないケースは少なくありません。

そのようなファイルをメールで送ろうとして、メールの容量不足で送信エラーが出た場合などに職員から問い合わせが入るので、EASY FILE EXPRESSを利用するように案内しています。

USBメモリやDVD-Rなどの外部記録媒体を使わずに、大容量データのやり取りをできるようになったことが大きなメリットだと感じています。

自治体向けグループウェア経由ということもあり、メール感覚で簡単にデータのやり取りができますので、職員の業務効率が上がりました。 USBメモリのように紛失や盗難の心配が無いため、情報漏えい対策としても有効ですよね。

情報セキュリティの面では、万が一、誤送信してしまった場合に、アップロードしたファイルを送信者自身で削除できる機能も好評なんですよ。使い勝手の良いシステムであることも大きなポイントです。

操作画面がわかりやすく、マニュアル等も整備されているので、誰でも迷うことなく使うことができます。実際、初めて使う職員でも、1度使い方をレクチャーすれば、あとは各自が直感的に使いこなせています。使い方に関する問い合わせが少ないので、管理者側としても業務負荷の少ないシステムと言えますね。

使い勝手が悪ければ、10年以上使い続けることはなかったと思いますから。

入職者など新規ユーザーの登録時などに、迅速に対応いただいています。

トーテックには前述の通り、自治体向けグループウェアや庁内ネットワークなどの導入・運用などで日頃からご協力いただいています。

こうした通常運用に加えて、何かトラブルあった時でも頼りにできる心強いパートナーであると考えています。