信頼性の高さと使い勝手の良さ、そして運用コスト。
そのすべてがクリアできたのは、『EASY FILE EXPRESS』だけでした。

and factoryでは、コミックについては権利を持つ出版社さんとコミックデータのやり取りがあり、また、ホステル事業関連については外部ブレインである設計士さんや建築施工業者さんと図面のやり取りがあるなど、容量が大きく、かつ高いセキュリティが求められるデータのやり取りが日常的に発生しています。

いくつかのファイル転送サービス候補を比較する中で、A社のサービスは高額、B社のサービスはパスワードの発行に難ありといったことから『EASY FILE EXPRESS』が残りました。

『EASY FILE EXPRESS』は、セキュリティ的な信頼性の高さはもちろんですが、使い勝手が抜群に良かったんです。導入にあたり、まず7～8人でテストを行ったのですが、直感的な操作ができたのでマニュアルがいらないほどでした。いきなり実践的な運用ベースで使いこなせた印象があります。

特に重宝したのがダウンロードパスワードの自動送信です。他サービスでは、データを送った後にダウンロード用のパスワードを別の方法で連絡するという手法も提案いただいていたのですが、やはり自動送信が楽です。これは『EASY FILE EXPRESS』の特筆すべき機能だと思っています。

ユーザである私たちの社員の約60％はクリエイティブ系の職種で、全社的なITスキルは一般的な企業より若干上…という程度だと思います。アカウントの新規発行などは、総務の社員が管理していますが、管理側の作業もシンプルで、仮にIT知識が浅くても、運用と管理の両面で全く問題ないと思います。

経営層からは、『EASY FILE EXPRESS』を運用するにあたり、そのユーザー数に制限がない点についても高く評価されました。

私たちのように、急激な事業拡大に伴って社員数が毎月増加する企業にとっては、「ユーザー数に限りがある」「ある一定数を超えると利用金額がはね上がる」といったサービスは、将来的なコスト予測の面で不安であり、かつ大きな費用負担になってしまいます。

セキュリティ確保は、私たちの事業を支える大切な保険ですが、将来を見通してコストを抑えられたことも、導入決定の大きな決め手となりました。

「ユーザー登録」について、「管理者がCSVで一括登録出来る」ことは有り難かったのですが、多数のユーザへ個別にIDとパスワードを配布する機能はなかったので、当社は、あるソフトのAPIを使ってプログラムを組み配布しました。

またユーザが初めてログインした後に、強制的なパスワード変更機能があれば良いなと思っています。

というのも、「ユーザは配布されたIDとパスワードですぐに使える」という運用開始時のスムーズさによるものか、『EASY FILE EXPRESS』を初期パスワードのまま使い続けている社員が多いんです。

初期パスワードを使い続けることは、管理者がユーザのパスワードを知っている状態ですので、内部統制的にはあまり好ましくないんです。何度か初期パスワードの変更依頼を管理者から出してはいますが、変更を徹底するためにも強制的なパスワード変更機能が欲しいですね。

and factoryでは、設計士さんをはじめ個人事業主の方とのデータのやり取りも多いのですが、先方にセキュリティ強化を強制することは正直なところ難しいです。「返信チケット」機能を使えば、相手任せにせずに安全性が担保できる。簡単に使いこなせて高いレベルのセキュリティを維持でき、しかも運用コストがリーズナブルとくれば、選ばない理由はないです。お取引先様から相談を受けたら、躊躇なく『EASY FILE EXPRESS』をお勧めしますよ。