利用している『EASY FILE EXPRESS』に定型業務を自動化するため
「ラッピングAPI機能」を追加。
業務の自動化で経費削減と転送ミスゼロに。

導入のきっかけ

『EASY FILE EXPRESS』契約当初は、日常業務としてお客様や仕入れ先へのファイル転送やファイル受信用に利用していましたが、提携企業に業務を
依頼する事になり、依頼先リストを業務終了後に毎日送付する必要が発生。
何の疑いもなく契約している『EASY FILE EXPRESS』での転送を始めました。
ところが、業務終了後の人的操作のため、人件費の増加、送信先設定ミスによる誤送信事故があり、契約先であるトーテックアメニティに相談したところ「ラッピングAPI機能」を紹介され、直ぐに採用しました。

導入に向けた経緯

契約していた『EASY FILE EXPRESS』は、費用重視の安価な共有タイプのため、「当社用のAPI？」と疑問を持ちましたが、共有タイプ契約を見直すことなく機能を追加できるとの事で、直ぐに詳細打合せを行いました。
送信・転送するファイルのサイズ制限や最大ファイル数は、共有タイプの制限のままですが、それに合わせた社内システム側の準備、送信先アドレスリストの準備で直ぐに「ラッピングAPI機能」を利用することができました。

ラッピングAPI機能を選んだ理由

元々『EASY FILE EXPRESS』を契約していたこともありますが、定型業務の追加に伴う人件費の削減と、誤送信防止対策です。
追加契約時は、APIで渡す内容の打合せや調整は必要でしたが、一旦決まって稼働してしまえば人件費やミスの心配もなく業務が遂行されますので、迷うことなく採用しました。

コスト面での評価

業務時間終了後の定型業務に従事させるためには、残業代もしくはシフト勤務が必要で、膨大な費用削減が図れました。
誤転送による事故によっては、社会的信用の損失や賠償金なども想定され、その金額を試算した場合圧倒的なコスト削減と考えました。

今後の期待について

「ラッピングAPI機能」を追加契約するまでは、業務提携に現場社員は否定的な部分もありましたが、現在はAPI機能を活用する方法を前提に業務の見直しも進めております。
今後は基幹システムで行っている請求書作成と郵送を自動転送化、社員への給与明細の送付など「ラッピングAPI機能」の活用を進めたいと考えています。